OCR – jak przydaje się w biznesie?
Cyfrowe przetwarzanie danych osiągnęło nowy poziom wraz z rozwojem narzędzia OCR. Czym ono jest i jak pozwala usprawnić prowadzenie biznesu?
O optycznym rozpoznaniu znaków
Czytając te słowa, jesteś w stanie przetworzyć je i zrozumieć za pomocą oczu i mózgu. Rozpoznawanie liter, cyfr, znaków, ich ciągów tworzących słowa, wreszcie całych zdań, to zasadniczo OCR, czyli optyczne rozpoznanie znaków (ang. optical character recognition). Wraz z rozwojem technologicznym udało się przenieść tę oczywistą dla istoty ludzkiej umiejętność do środowiska wirtualnego.
Skanowane dokumenty mogą zawierać tekst, ale też obrazy, a komputer nie jest w stanie ich rozróżnić; są odbierane jedynie jako zbiory pikseli. Optycznie rozpoznanie znaków to narzędzie, które służy do rozpoznawania w pliku graficznym (np. jpg) pojedynczych znaków i całego tekstu. Jest to elektroniczna metoda konwertowania skanowanych, faksowanych, drukowanych (zarówno papierowych, jak i cyfrowych) plików w tekst, który można edytować, przeszukiwać i zapisać w dowolnym formacie. Im lepsza jakość zdjęcia lub skanu i im wyższa rozdzielczość, tym skuteczniej zadziała OCR, czyli inteligentne narzędzie, które potrafi nie tylko „odczytać”, ale i „przepisać” tekst ze zdjęcia lub skanu do pożądanego przez nas formatu.
Co konkretnie potrafi Comarch OCR?
Narzędzie wykorzystuje zaawansowane algorytmy do analizy pliku graficznego i rozpoznania na nim tekstu. Następnie, po przekształceniu obrazu na tekst, odczytuje dane merytoryczne i kwalifikuje je do odpowiednich kategorii, takich jak numer faktury, NIP, data, kwoty netto i brutto itp. W ten sposób sczytana faktura automatycznie trafia do systemu ERP, gdzie zostanie zweryfikowana, i zaksięgowana. Ostatnim krokiem jest przeniesienie faktury do archiwum. Obecnie narzędzie rozpoznaje faktury w języku polskim, jednostronicowe oraz wielostronicowe. W jednym pliku może znajdować się wiele faktur. Rozpoznawane są faktury zwykłe oraz korygujące.
Comarch OCR potrafi odczytać z faktury następujące dane:
- numer NIP
- numer dokumentu
- data wystawienia i sprzedaży
- forma i termin płatności
- stawki VAT
- numer rachunku bankowego
- kwoty netto, brutto i VAT
Przetworzona przez Comarch OCR faktura trafia do rejestru VAT. Dzięki możliwości nadawania dokumentom atrybutów (np. „niezweryfikowany” lub „zweryfikowany”), można z łatwością odnaleźć faktury sczytane przez narzędzie Comarch.
Zastosowanie – po co nam OCR?
Wieloletnie prace nad stworzeniem skutecznego i precyzyjnego narzędzia OCR doprowadziły do tego, że współczesne systemy bardzo dobrze radzą sobie z rozpoznawaniem i przetwarzaniem znaków drukowanych. Technologia OCR jest obecnie szeroko wykorzystywana – również w biznesie, zwłaszcza w celu usprawnienia prac biurokracyjnych i administracyjnych. Jest nieocenionym narzędziem szczególnie dla pracowników działów księgowości i biur rachunkowych. Dla przedsiębiorców, którzy stawiają sobie za cel digitalizację firmy, narzędzie OCR okaże się kamieniem milowym w tym procesie.
W dzisiejszych czasach nie musisz wychodzić z domu, by prowadzić firmę – pod warunkiem, że zadbasz o odpowiednie zaplecze technologiczne. Dostęp do kompletnej bazy danych na bieżąco za pomocą smartfona, edytowalne dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, sprawne panowanie nad „papierologią” w firmie, możliwość automatycznego sczytywania faktur i wprowadzania ich do systemu. Wszystko to usprawnia prowadzenie działalności i jest osiągalne dla każdego – bez względu na to, czy jesteś liderem na rynku, czy małym bądź mikro przedsiębiorcą. Comarch OCR to program, dzięki któremu w kilka chwil wprowadzisz papierową fakturę do rejestrów VAT. Narzędzie odczyta i skataloguje dane ze sfotografowanej lub zeskanowanej faktury – bez potrzeby mozolnego przepisywania faktury ręcznie i samodzielnego wprowadzania jej do oprogramowania księgowego.
Korzyści
Przy ręcznym przepisywaniu, nawet pomimo skupienia, może dojść do popełnienia pomyłki – automatyczny system, w odróżnieniu od najsumienniejszego pracownika, całkowicie wykluczy to ryzyko. Nie poświęcając czasu na wykonywanie możliwych do zastąpienia przez maszynę żmudnych zadań, zwiększamy produktywność i wydajność własną bądź pracowników naszej firmy. Odpowiednie środowisko pracy to takie, w którym mamy możliwość wykorzystania naszych predyspozycji – warto w miarę możliwości usprawniać pracę zespołu, umożliwiając każdemu rozwój i pracę nad ambitnymi zadaniami. Wreszcie wykorzystywanie nowych technologii pozwala mieć rękę na pulsie – czyli nie zostawać w tyle.
Ponadto warto wziąć pod uwagę fakt, że digitalizacja idzie w parze z polityką jak najmniejszego zużycia papieru – prowadzenie cyfrowego archiwum danych redukuje wykorzystanie papieru oraz wszelkich plastikowych czy foliowych akcesoriów koniecznych do przechowywania dokumentów. Taka postawa przedsiębiorcy wpływa przede wszystkim na środowisko, ale też kreuje pożądany wizerunek firmy – i może zostać doceniona przez klientów.
